Afin de produire les ouvrages et cartes qui lui ont été demandés, la Commission de Topographie des Gaules a recueilli un ensemble très important de données grâce à ses membres et correspondants en France et à l'étranger.
Ainsi, des formulaires officiels d'inventaire sont remis aux correspondants. Ces derniers établissent une liste des communes qui abritent des vestiges et les caractérisent par des symboles (les mêmes utilisés sur les cartes produites par la commission). Ces documents font la navette entre le secrétariat de la commission et les correspondants : ils sont tous signés par Alexandre Bertrand et/ou Anatole de Barthélémy, les deux secrétaires de la CTG. Ces formulaires sont également signés par Charles Raymond de Coynart, membre de la CTG chargé de coordonner la réalisation des cartes, et par Chartier, dessinateur officiel de la CTG employé par le Dépôt de la Guerre. Les secrétaires demandent aux correspondants de souligner les sites qui mériteraient d'être dessinés ou photographiés.
L'IPH conserve environ 450 formulaires.
Le Musée d'Archéologie nationale - Domaine nationale de St-Germain-en-Laye conserve dans son iconothèque des tirages photographiques d’origines diverses rassemblés pour contribuer à une documentation iconographique réunie dans des albums (appelés « albums noirs » du fait de leur reliure noire). Ces derniers sont classés topographiquement par pays et, pour la France, par département. Le centre des archives conserve également des cartes et plans établis par les correspondants de la CTG, ainsi que des dessins représentant le produit des fouilles, des plans de coupe de remparts, des relevés d'inscriptions latines.
La collecte de données se fait également par l'envoi de notes, rapports et mémoires de la part des membres et correspondants de la commission.
